そろそろゴールデンウィーク、あなたの会社の留守電話は大丈夫？

法人営業をしていた頃のことを思い出しました。
ゴールデンウィークやお盆前に、お客様からご連絡をいただき役員室に１時間、本社の留守番電話を吹き込むというイレギュラーなご依頼をいただいていたことをふと、思い出してしまいました（笑）

昨晩、遅くに帰宅したら給湯器の不具合、エラー。
「あーこんなゴールデンウィーク前に、なんてこった・・」
とにかく、いつも修理に来ていただく営業所に一応電話してみよう。
（コール音）
「ただいま時間外です。コールセンターは◯◯◯◯◯です」
（プチッ）

いきなり始まりいきなり終わる感じが唐突で自分でどこにかけたのかが一瞬わからなくなるほど。
そして、妙に不機嫌な女性の声の留守番電話で、なんかいやーな気分が立ちこめてきました。給湯器が使えなくてお風呂に入れなくて困ってるのはこっちなのになぁ。

あまりの唐突さに、メモを取るタイミングもなかったので、もう一度時間外対応の電話にかけるはめになってしまいました。
まったくトホホな気分。

コーチングなど、コミュニケーションをお伝えしている仕事をしてるなかで、その関連としてビジネススキルとして電話対応などビジネスマナーもお伝えしています。

＜オフィスでの電話の心得＞
・顔の見えない相手とのコミュニケーションであること。
・コストを意識する。

当たり前なんですが、自ら名乗る、顔が見えないからこそ声のトーンを明るめ話す、相手の気持ちの準備が出来るように、前振りをしながら他の電話番号の案内や、電話を切るタイミング等をさりげなく感じるように話す、相手がメモを取りやすいように伝える。

コスト意識も、相手は電話で急ぎで伝えたいからかけてくることを意識して、１度で済むように判りやすく伝えることが必要。ビジネスでは電話は相手のお金も時間も奪っている緊急の用件です。

ぜひ、自社以外の時間外対応の電話にかけてみて、他社がどんな対応をしているか聞いてみて、そして自社の留守番電話の対応をゴールデンウィーク前に確認してみませんか。

ちなみに、私だったら上記の留守番電話こんな風に吹き込みます。

「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社でございます。大変申し訳ありませんが営業時間外となりますので、月曜日から金曜日の朝9時から夜６時までにおかけなおしいただくか、または、わたくしどものフリーダイヤルをご案内致します。フリーダイヤルの番号が必要な方はメモをご用意ください、◯◯◯◯です。本日は、お電話ありがとうございます」